こんにちは。SEタケです。
問い合わせフォームからの情報をkintoneアプリに保存したい場合、どうされてますか。もし手作業で転記されているのであれば、それを自動で保存できれば手間を減らせますよね。
フォームのサービスはいろいろありますが、通常はフォームの送信情報をメールで受け取るケースが殆どかと思います。
問い合わせの情報は、大事なお客様からの情報であったり、見込み客のリストになります。適切に管理してマーケティングに活用したいところですが、メールから逐一kintoneアプリに手作業で保存している場合、数が多くなってくると大変です。
メールで受け取っている問い合わせ情報が、直接kintoneアプリに保存されたらいいのに。そういうことって結構あると思うんですが、意外と選択肢が少ないような気がします。。
また、会員専用のフォームにしたい場合もあるかと思います。フォームの送信情報が、どの会員からの問い合わせなのかもわかるようにしておきたい、そういうケースでどうすればいいのでしょうか。
というわけで、その為の３つの方法を紹介します。
WordPressのプラグインを使う（Form data to kintone）
WordPressで「Contact Form 7」というプラグインを使えば、簡単にフォームを作成できますが、さらに「Form data to kintone」というプラグインを追加することで、kintoneアプリとの連携ができるようになります。なんと、無料です。
「Form data to kintone」プラグインをインストールすると、「Contact Form 7」のフォームの設定画面に、「kintone」というタブができます。ここで、フォームの入力項目からkintoneアプリのフィールドへの紐づけが指定できます。
ただし、現状では添付ファイルは登録できないようです。これは少し残念ですね。１画面のシンプルなフォームでレイアウトなども自由にはできませんが、添付ファイルが不要であればこれでも充分ではないでしょうか。
会員向けのフォームの作成方法としては、
WordPressのプラグインで会員専用ページを作成できるものがいくつかありますので、それを使用してフォームを会員専用ページにできます。フォームの送信者をkintoneアプリに登録する方法は、ユーザーのIDなどをフォームの送信項目に埋め込んでkintoneアプリで受け取れるようするなど、工夫すれば可能かもしれません。
kintoneのプラグインを使う（フォームブリッジ）
「フォームブリッジ」というkintoneのプラグインを利用すると、kintoneに連携するフォームを簡単に作成できます。
月額使用料はかかりますが、添付ファイルも扱えて、機能も多く便利です。回答確認画面を挟んだり、条件分岐（ある項目の値によって他の項目を表示／非表示を切り替えるなど）、複数画面の入力フォーム、回答数や公開期間の設定など、いろいろできます。
会員向けのフォームの作成方法としては、
「フォームブリッジ」には、簡易認証機能があります。これを利用すれば、管理画面でユーザー情報を登録するだけで実現できますし、フォームの送信者をkintoneアプリに登録するのも簡単です。１フォームにつき1000ユーザまでという制限がありますので、1000ユーザを超える場合は、複数のフォームに分ける必要があります。
また、Wordpressのページにフォームを埋め込む場合は、「Contact Form 7」の場合と同様、Wordpressのプラグインでフォームを会員専用ページにする方法もあります。
Power Automate 又は Azure Logic Apps を使う
既に作成済みのフォーム（Microsoft Forms など）がある場合、kintoneに連携する為だけに、別のツールで新しくフォームを作り直すのは手間ですよね。
そういう場合は、「Power Automate」や「Azure Logic Apps」を使って実現する方法もあります。
「Power Automate」や「Azure Logic Apps」は、マウス操作で簡単に処理を作成できるサービスです。フォームの送信時やメールを受信したときに実行するなどのルールを指定でき、kintoneへのデータ連携も可能です。
フォームのサービスによっては、Power Automate や Azure Logic Apps 等と連携する機能が用意いされている場合もありますし、メールで受け取ったフォームの送信情報から本文を解析してkintoneに登録する、という処理を自前で作成することもできます。
受信したメールからkintoneアプリに登録する方法は、kintoneのヘルプに詳しく書かれていますので、参考にしてください。少しややこしいですが、料金も安く済みます。
Microsoft Power Automateとkintoneを連携する (cybozu.help)
ただし、制約があり、添付ファイルを扱うには工夫が要ります。
kintoneコネクタ（Microsoft Power Automate）を使う前に知っておきたいこと – cybozu developer network
会員向けのフォームの作成方法としては、
お使いのフォームのサービスが会員向けフォームに対応している場合は、それを利用していただければいいと思いますが、ない場合はできないかもしれません。
また、Wordpressのページにフォームを埋め込む場合は、「Contact Form 7」の場合と同様、Wordpressのプラグインでフォームを会員専用ページにする方法もあります。
まとめ
WordPressの「Contact Form 7」を使用されている場合は「Form data to kintone」、有料でも便利にしたい場合は「フォームブリッジ」、その他の既存のフォームを使用したい場合は「Power Automate」や「Azure Logic Apps」等を検討、という感じでしょうか。
添付ファイルを扱う場合、今のところ「フォームブリッジ」がよさそうです。Power Automate や Azure Logic Apps でもできなくはありませんが、少し工夫が要ります。
面倒な作業は自動化して、顧客へのアプローチに集中できるといいですね。
以上、最後までお読みいただきありがとうございました。
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