こんにちは。SEタケです。
kintoneアプリの情報を元に、お客様や関係者宛てに、決まったフォーマットのメールを送りたい、そういうことはありませんか。
「〇〇様、お世話になっております」から始まるいつもの文面をコピペして、一部だけkintoneアプリから転記して、宛先を指定して・・面倒ですよね。時々宛先を間違えたりして意外と神経も使いますし、送信を忘れてても気づけません。
そういうの、自動化しませんか。アプリのレコードを「保存」したら、決まった条件のときに決まったフォーマットのメールが自動で送信されて、かつ送信済みがわかるようになっていたら、便利ではないでしょうか。
kintoneには、フィールドの値やステータスの条件によって他のユーザーに通知メールを送る機能はあります。ですが、ユーザー以外（社外メンバーなど）へのメール送信の機能はありませんし、本文など細かな設定はできません。単純な通知以外のメール送信には、プラグインや外部ツールを利用する必要があります。
というわけで、今回は、kintoneアプリでメールを自動で送る方法について、２つ紹介します。
kMailerプラグインを使う
kMailerプラグインは、kitoneアプリからのメール送信に便利なプラグインです。レコードの「保存」時に指定した条件でメールを自動送信できますし、日付フィールドから計算して指定日後に自動送信したり、もちろんアプリ内でテンプレートを選んで即時にメールを送ることもできます。
kMailer – kintone（キントーン）連携サービス (kintoneapp.com)
また、kMailerのメールの本文にはアプリのフィールドの値を埋め込むことができます。メールを送信する条件に指定できるのは、フィールドの値が特定の値のときや、ステータスが変更になったとき、になります。また、送信後にフィールドの値を変更することもできます。
kintoneのメール関連のプラグインには「メールワイズ」や「メール一括送信プラグイン」もありますが、自動でメールを送信してくれる機能はこれらにはありません。（アプリ内で即時にメールを送る機能はあります。）
例えば、フォームの問い合わせを社外のメンバーに転送したい場合、転送先のメンバーを選んで１回だけ送信する必要がありますね。
そういう場合、例えば、メール送信状況を表すフィールドとしてラジオボタンで「まだ送信しない」「送信する」「送信済み」の選択肢を用意しておき、転送先のメンバーを選んだ後「送信する」を選択して「保存」された場合にメールを送信、送信後に「送信済み」に変更、と設定しておけばＯＫです。意図したときに１回だけ送信されて、送信したかどうかも分かりやすくなります。
また、日付フィールドから計算して指定日後に自動送信する機能は、簡易なステップメールのように使用することも考えられますね。問合せや販売日から一定の日数でフォローのメールを送る、などです。
メルマガスタンドのように、ワンクリックの配信停止やシナリオ分岐などの複雑なことはできませんが、それほど多くのメールを送るわけでなければ、充分かもしれません。
ただ、kMailerで少し不便だな、と思うことが２つあります。
１つ目は、送信元のメールアドレスがkMailerの契約ごとに１つしか指定できないこと。送信先や用途によって送信元を変える、ということはできません。つまり、自動送信したメールへの、返信メールの受け取りアドレスが全て同じになります。
返信メールの受け取り先を変えたいときは、送信元アドレスに届いたメールを件名などの条件で転送設定しておくという方法もあります。返信メールのオリジナルは１つの送信元アドレスに自動的に集まりますので、却って一元管理できていいかもしれませんね。
２つ目は、アプリレコードの「追加」「更新」でそれぞれ定義が必要ということ。メールをレコード追加時にすぐ送る場合もあれば、しばらく置いてから送りたい場合もあると思います。その場合、同じ内容のメールであっても送信タイミングによって２つの定義が必要になります。
まあ、２つ同じテンプレートの設定を作成すればいいだけなんですが、少し面倒だなーと思いました。
Power Automate 又は Azure Logic Apps を使う
kMailerは便利そうだけど、月額使用料が高いし、自動メール送信を使う場所が数か所しかないのにオーバースペックだな、と思われた方は、Power Automate や AzureのLogic Apps を利用する方法もあります。この方法であれば、送信先や用途によって送信元を変えることもできます。
Power Automate / Azure Logic Apps は、マウス操作で処理ロジックを作成できるサービスで、kintoneとも連携できます。自由に処理を作成できますし、プログラムコードを書く必要もありません。
コードを書く必要がないとはいえ、自分でロジックを組む必要はありますので、少しプログラミング的な考え方は必要です。ですが、活用できるようになると多くのことがプラグインなしでできるようにもなります。SNSやチャットへの連携、AIの活用なども可能ですので、非常に強力な方法です。ぜひ覚えておいて損はありません。
ちなみに、Power AutomateとAzure Logic Appsは、どちらもMicrosoftが提供している、コード無しで処理ロジックを作成できるサービスになります。Power Automateは一般向けのサービス、Azure Logic AppsはＩＴ技術者向けのサービスで、使い方はよく似ています。
以下のページに、Azure Logic Apps を使ったメール自動送信の構築例を載せていますので、参考にしてください。実は Power Automate / Azure Logic Apps に用意されているkintoneのコネクタだけでは、添付ファイルは扱えないのですが、添付ファイルを扱う方法についても記載しています。
cybozu（kintoneの提供元）のサイトにも、解説があります。こちらは Power Automate を使用した例です。
Microsoft Power Automateとkintoneを連携する (cybozu.help)
添付ファイルについては、下記のサイトも書かれています。
kintoneコネクタ（Microsoft Power Automate）を使う前に知っておきたいこと – cybozu developer network
Power Automate / Azure Logic Apps を使ってみようと思われた方は、下記URLから利用できます。
Power Automate | Microsoft Power Platform
クラウド コンピューティング サービス | Microsoft Azure
Azure Functionsを使う
もっと自由に行いたい場合は、Azure Functionsを使う方法もあります。こちらはプログラムコードを書く必要がありますが、APIを自由に使用できますので、活用の幅は各段に広がると思われます。
これについても、また後日解説しようと思います。
まとめ
少しコストがかかってもメンテナンスが簡単な方がいい場合は、kMailer、ロジックを組める知識がありメール以外にも自由に処理を作成したい場合は、Power AutomateやAzureを活用するのがいいのではないかと思います。
以上、参考にしていただけると嬉しいです。
最後までお読みいただきありがとうございました。
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