こんにちは。SEタケです。
kintoneはシンプルで大変使いやすいツールですが、kintone単体ではできることは限られています。
やりたいことを実現する機能がない場合は、スクリプトを組んだりWebhookを利用して実装することもできるのですが、結構大変ですので、まずはプラグインの利用を検討されるのがお勧めです。
プラグインは、設定するだけでプログラムを組む必要もなく、すぐに使い始められて変更も簡単ですし、トラブルも少なく機能の実現に集中できます。
プラグインは多くの企業から多数提供されています。kintoneの公式サイトにプラグインの検索ページ（下記）がありますので、ここから探してみてください。
https://kintone-sol.cybozu.co.jp/integrate/search/
SmaBizというサイトもあります。
https://smabiz.jp/lp/kintone-plugin/
とはいえ、たくさんありすぎてどうすればいいか迷いますよね。ですので、ここでは多くのシステムで汎用的に便利なのでは、と思ったものを４つだけ紹介します。
Attazo+
これはとりあえず入れておいてもいいのではないでしょうか。業務の種類にかかわらず、kintoneが各段に便利になります。
下記１１個の便利な機能がセットになって、月3000円。格安かつ汎用的です。
- 入力欄の入力ルールを設定できる（例えば、メールアドレスの入力欄に全角文字不可など）
- 入力欄の入力値によって、他の入力欄の表示／非表示を切り替えできる
- 一覧の検索機能が便利になる
- 一覧画面で項目の値を一括変更できる
- 一覧画面でプロセス管理のステータスを一括変更できる
- 一覧画面でプロセス管理の作業者を一括変更できる（引継ぎ時など、複数データの作業者を変更する場合に便利）
- 一覧画面で金額の合計など計算できる
- 自動採番の項目が作成できる（発注番号などで、例えば「商品番号＋日付＋連番」など決まったルールがある場合、手入力しなくていい。）
- 他のアプリにデータを一括コピーできる
- ルックアップの参照元アプリのデータが変更されたとき、自動で変更が反映される（例えば販売情報の顧客名を顧客情報から取得している場合など、顧客情報の顧客名を変更したときに、販売情報の顧客名も自動で変更される。）
- テーブルデータ（アプリ内で関連アプリのデータを参照する機能）を他アプリにコピーできる
下記も合わせた１３個の機能で、月6000円のプランもあります。
- ドロップダウン入力欄の選択によって、他のドロップダウン入力欄の選択肢を絞り込める（例えば、住所入力で都道府県の選択によって市区町村の選択肢を絞るなど）
- アプリのデータを変更したとき、他のアプリに変更を反映できる
詳細はこちら。
https://www.jbat.co.jp/lp/attazoo_plus.html/
kBuckup
データのバックアップ機能、バックアップは見た目は変わりませんので見過ごされがちですが、とても重要です。
kintoneサービス自体のシステム的なトラブルでデータがなくなることは、ほぼないと思われますが、絶対ではありません。また、データがなくなるケースはそれだけではありません。操作ミスなど人為的なトラブルのほうがむしろ多いはずです。ですが、kintone単体では人為的な削除は戻せません。
間違えてデータを消してしまった！そういうとき、すぐに復元できるようになっていると安心ですよね。定期的なバックアップで、大事なデータを自分で守りましょう。
kintoneの標準機能だけだと、毎日手動でCSVデータをダウンロードして、何かあったらCSVをアップロード、という手段もありますが、アプリの数が多いと大変手間がかかります。
kBuckupは自動でバックアップが取れますし、復元もマウス操作で簡単にできます。
詳細はこちら。
バックアップはもちろん取った方がいいのですが、誤操作による削除については、ちょっとした工夫で予防する方法もあります。例えば下記のような方法です。
- アプリに「削除」というチェックボックスの項目を用意
- 「削除」にチェックが入っているレコードは、管理者のみ参照可能
- レコードの削除権限は管理者のみ可能とする
- 「削除理由」というテキスト入力項目もあればなおよし
こうすると「削除」にチェックを入れたレコードは管理者以外には見えなくなりますので、削除されているかのように見えます。定期的に管理者がチェックして本当に削除すればOKです。特にkintoneのライトコースをご利用の方はプラグインが利用できませんので、参考にしてください。
kMailer
メール送信機能って、割と必要なことが多いのではと思うのですが、kintone単体ではメール送信機能はあまりありません。
kintoneには、下記のタイミングで特定のユーザーにメール通知する機能はあります。
- アプリのデータが変更されたとき（追加、更新、削除、コメント入力）
- アプリのレコード内の値が、特定の条件になったとき
- アプリのレコード内の日付に近づいたり過ぎたりしたとき
ですが、例えば顧客情報アプリにあるメールアドレス宛にメールを送る、というようなことはできません。
kMailerを使用すれば、アプリ内の項目を宛先にしてメール送信できますし、メール本文を予め用意したテンプレートから選択するということもできます。メールの送信履歴もアプリに保存され、メールが開封されたかどうかも取得できます。
また、特定の条件でメールの自動送信（メールの件名や本文に、アプリ内の値を埋め込むことも可能）や、自動送信後に特定項目の値を変更する（送信したことがわかる）ことも可能です。
詳細はこちら：
フォームブリッジ
問い合わせや申し込みなど、フォームを利用されている方も多いと思います。フォームで入力された情報の受け取りは、通常はメールが多いのですが、kintoneに自動で登録されたら便利ですね。
大事な顧客からのメッセージは、kintoneにまとめて登録しておくと、参照しやすく取りこぼしも少なくなりますし、後で何かと利用もしやすくなります。
フォームブリッジを利用すると、フォームの入力情報が直接kintoneに登録されます。簡易認証の機能もあり、例えば会員向けにログイン機能を設けるなどもできます。フォームはフォームブリッジで作成し、Webサイトに埋め込む形です。
詳細はこちら：
フォームブリッジは有料ですが、WordPressを利用されている方は無料の方法もあります。 Contact Form 7で作成したフォームからkintoneに連携するアドオンもあります。
https://ja.wordpress.org/plugins/kintone-form/
まとめ
利用するケースが多いと思われるプラグインを４つだけ紹介しました。
プラグインはたくさんありますので、見ているとなんとなく便利そうなものがあったり、目移りしてしまいますよね。
プラグイン導入には費用もかかりますので、基本的には「これをやりたい」というところから、それに合ったものを探されるのがいいと思います。
とはいえ、無料トライアルのあるものも多いですので、気になったら使ってみられてはいかがでしょうか。
くれぐれも、便利なプラグインがあるのを知らずに、スクリプトで開発などされないようにしてください。開発費用もかかる上、後々のメンテナンスや変更が難しくなる可能性が高いです。
ただ、全てがプラグインで実現できるわけではありません。どうしても目的が実現できるプラグインが見つからなかったときは、他にも方法はあります。下記の記事も参考にしてください。
kintoneでプラグインがないときは、Azure Logic Apps を使ってみよう – 小さくはじめるＩＴ活用 (ict4small.com)
効果的にプラグインを利用して、kintoneをより便利に使っていきましょう。
以上、最後までお読みいただきありがとうございました。
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